Otimização Nas Tomadas De Decisões E Priorização Baseadas Na Matriz Gut

Otimização Nas Tomadas De Decisões E Priorização Baseadas Na Matriz Gut - Case de Sucesso L2 Agronegócios

Conhecendo a Empresa:

A L2 Agronegócios surgiu em agosto de 2012, de um jovem sonhador que sempre desejou seguir os passos de seu pai. Um sonho que se tornou um negócio familiar, uma empresa que leva produtos de grande qualidade para os brasileiros e dispõem grandes oportunidades na cidade e Região.

Empresa focada na produção de alho, gado e cereais, em Tiros/MG. O clima da região é altamente favorável aos seus produtos, o que permite obter produtos saudáveis, com alto nível de qualidade e sabor.

Desafio:

A L2 agronegócios se destaca no mercado por meio de seus produtos com altos requisitos de qualidade, além de adotar a filosofia de excelência operacional, forte relacionamento, atendimento rápido e eficaz de seus clientes.

Em um cenário, onde o mercado está cada vez mais acirrado, surgiu a necessidade de aperfeiçoamento do seu processo produtivo, visando a redução dos custos de operação e implementação do controle de Qualidade. Desta forma, a em parceria com a Avilla Consulting, foi iniciado um projeto, visando identificar oportunidades de melhorias no processo, a princípio focado no Processos de beneficiamento do alho.

No mapeamento inicial realizado pela Avilla Consulting, foram identificadas algumas oportunidades de ganhos financeiros, mas este estudo de caso visa citar um em especial: A otimização nas tomadas de decisões e no senso de Priorização no setor de embalagem do alho (Toallet), este ponto se tornava um GAP muito forte no setor, por que afetava diretamente a produtividade dos colaboradores, pois a falta de tomadas de decisões e o que se tornava priorização, não era a forma correta para seguir.

Com o problema posto a nossa frente, foram realizadas ações de melhoria como treinar e capacitar os colaboradores-chave no processo, com objetivo de sanar este gap e transformar o setor potencial dentro da empresa, foram capacitados na rica metodologia “Matriz GUT”, que tem como foco: a Gravidade, Urgência e Tendência do problema.

Foram realizadas as seguintes etapas:

O diagnóstico da situação (setor);
Criação do Treinamento para capacitar os colaboradores;
A Realização do Treinamento aos colaboradores-chave no processo;
Implementação de POP “Procedimento Operacional Padrão”;
Treinamento de Priorização e tomadas de decisões baseadas na Matriz GUT.

A Avilla junto a L2 agronegócios obtiveram grandes resultados principalmente neste setor que tínhamos grandes desafios. O objetivo foi alcançado e vem colhendo grandes resultados.

Solução:

O modelo de analise implementado pela Avilla Consulting, tendo como objetivo a eliminação de tempo desperdiçado, teve como base, Metodologias de Orientação e Capacitação para alcançar uma solução eficaz.

A princípio, de modo a verificar o fluxo do processo com foco na comunicação, foi viabilizado com a realização de um treinamento para capacitar os colaboradores-chave dos setores envolvidos, foi aplicado o treinamento de “Otimização e Priorização nas tomadas de decisões baseadas na Matriz GUT”.

Com base neste treinamento que tem como base a “Matriz Gut”, nada mais é uma ferramenta que ajuda na priorização da resolução de problemas por meio de 3 critérios: Gravidade, Urgência e Tendência. Essa ferramenta, criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, é muito usada no setor empresarial e auxilia na definição de prioridades e na tomada de decisão.

Então, entre principais os benefícios da matriz GUT, estão:

Facilidade de utilização, sendo bastante intuitiva e podendo ser aplicada em qualquer área;
Apoio às tomadas de decisões estratégicas;
Eliminação ou redução dos problemas mais graves das empresas.

Como funciona a “Matriz Gut”?

O segredo para compreender e utilizar a matriz GUT com eficiência está em conhecer seus 3 critérios de classificação dos problemas. Vamos ver cada um deles ao lado.

Gravidade (G)

Representada pela letra “G”, a gravidade é o critério que avalia o impacto ou intensidade que o problema pode gerar se não for solucionado. Os danos podem ser avaliados tanto de forma quantitativa como qualitativa, dependendo do assunto e do contexto.

Aqui, é preciso analisar todos os pontos que poderão ser afetados, como os colaboradores, os resultados, os processos etc. Um problema pode ser considerado extremamente grave quando corre o risco de levar a empresa à falência, por exemplo.

Outros efeitos graves podem incluir a perda de clientes importantes ou até mesmo danos à imagem da marca.

Urgência (U)

Simbolizada pela letra “U”, a urgência está relacionada ao tempo. Quanto mais rápida determinada situação precisa ser resolvida, mais urgente ela é. Portanto, esse é um fator que leva em conta o prazo e a “pressão” para solucionar um problema.

Problemas urgentes costumam ser aqueles que têm prazos definidos por lei, ou ainda os que dependem do tempo de resposta para os clientes. Para fazer uma avaliação correta, você pode perguntar: “isso pode esperar?”.

Tendência (T)

Representada pela letra “T”, a tendência diz respeito ao padrão de evolução da situação. Em outras palavras, ela indica se o problema tende a piorar rapidamente ou se deve permanecer estável caso não seja solucionado.

Diante disso, um assunto com alta pontuação de tendência é aquele que deve se tornar maior de uma hora para outra. A pergunta que pode ser feita é: “se não resolvermos isso hoje, esse problema vai piorar aos poucos ou rapidamente?”.

Você pode analisar problemas com base no desenvolvimento que eles terão na ausência de uma ação efetiva para solucioná-los. Representa o potencial de crescimento do problema a probabilidade de ele se tornar maior com o passar do tempo.

Com esta aplicação obtivemos ótimos resultados.

Resultados:

A L2 agronegócios alcançou grandes resultados tendo a comunicação e priorização nas tomadas de decisões o fator primordial, potencializando os demais setores, como: Qualidade e Produtividade individual de cada colaborador no mês de novembro, como podemos verificar nos gráficos abaixo:

Nos quesitos de qualidade foi estipulado uma meta de (90%), para cada colaborador e como podemos verificar no gráfico de linhas filtrando os dias do mês de novembro, conquistamos ótimos resultados.

Além dos resultados qualitativos, foram constatados ganhos quantitativos por meio da entrega da produção dos gestores do processo, obtendo mais integração e comunicação entre os setores e maior engajamento por parte das equipes para identificação de potenciais melhorias.

Esta melhoria, bem como todas as demais implementadas com o projeto Avilla, serão perpetuadas pela profissional que foi treinada e capacitada para monitorar e identificar gaps no processo

Os maiores beneficiados, com a ação especifica além da empresa foram os colaboradores diretos ligados ao processo, positiva e diretamente, impactados com o aumento da eficiência operacional da Empresa L2 Agronegócios.

Avilla Consulting | PT_BR